Jeder kennt die Situationen aus dem Arbeitsalltag: Eine Gruppe von Menschen kommt zusammen, live oder remote, um ein Meeting abzuhalten. Oft steht das Thema, um das es geht, in der Einladung, manchmal auch nicht. Der Kontext ist so halb klar, die Erwartungshaltung an die Beteiligten nur vage und der Stand an Hintergrundinformationen sehr individuell. Ist das Meeting nicht vorbereitet und ein Ablauf definiert, nimmt es seinen unvorhersehbaren Verlauf. Formulierungen wie “man sollte” und “man müsste” animieren zum Nicken, jedoch niemand weiß so genau, was nun als nächstes ansteht. Das Meeting ist zu Ende, die Ergebnisse sind nicht für alle Beteiligten klar und es fehlt einfach schon wieder Zeit, die man für andere Aufgaben hätte nutzen können.
Und gleichzeitig hat jeder eine Vorstellung davon, wie sich ein gutes Meeting anfühlt und ablaufen kann. Dennoch genehmigen wir uns nur selten die Zeit, zu überlegen, was es braucht, um ein ergebnisorientiertes Meeting durchzuführen.
Mit ein paar bewussten Schritten kann eine Veränderung spürbar werden:
Die Vorbereitung für ein Meeting
Häufig nehmen wir uns nicht die Zeit, um ein Meeting im Vorfeld in Ruhe vorzubereiten. Sind wir mal ehrlich, bleibt es zu oft dabei, einen Termin zu auszuwählen, Teilnehmer zu benennen und eine Einladung zu verschicken. Die Eingeladenen sind entweder bereits im Thema oder eben nicht und fragen sich, worum es bei diesem Termin denn wohl gehen wird und inwiefern sie betroffen sind.
Doch was gehört zur Vorbereitung eines Meetings dazu?
- Das Meeting Thema
- Informationsbereitstellung
- Zielsetzung des Meetings
- Teilnehmende am Meeting
- Meeting Agenda
- Zuständigkeiten im Meeting
- Meeting Regeln
- Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Das Thema des Meetings
Es bedarf eines Themas, an dem alle beteiligt sind oder zukünftig beteiligt sein werden (Stichwort Kick-off), wenn verschiedene Menschen für ein Meeting zusammenkommen. Das Thema des Meetings steht nicht nur in der Meeting-Einladung, sondern ist so formuliert, dass die Eingeladenen auch eine Vorstellung haben, worum es geht. Ein einheitliches Verständnis wird zusätzlich durch die Bereitstellung weiterführender Informationen erreicht.
Informationsbereitstellung für das Meeting
In Meeting Runden kommen häufig Teilnehmende aus unterschiedlichen Bereichen zusammen, die einen unterschiedlichen Kenntnisstand zum Thema oder zum generellen Hintergrund haben. So macht es durchaus Sinn, sich damit auseinander zu setzen, welche Informationen den Teilnehmenden im Vorfeld helfen, um besser in das Thema einsteigen zu können.
- Inwiefern ist das Thema den Beteiligten bekannt?
- Welche zusammenfassenden Informationen sind notwendig, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und welche nicht?
- Welches Hintergrundwissen ist zielführend, um den Kontext zu verstehen und eine Grundlage zu bieten, um in das Thema einsteigen zu können?
- Welche Rahmenbedingungen liegen zugrunde?
- Inwiefern gibt es einen “Projektort” für diese Informationen, so dass alle Beteiligten auf diese individuell zugreifen können?
- Inwiefern ist das Thema zeitkritisch und gibt es bereits eine Planung oder ist diese Bestandteil des Meetings?
Was ist das Ziel des Meetings?
- Definition, um welche Art von Meeting es sich handelt: Geht es um ein Informationsmeeting, ein Abstimmungsmeeting, ein Status-Meeting oder sollen Entscheidungen getroffen werden?
- Was braucht die eine oder andere Zielsetzung, z. B.
- Inwiefern sind Entscheidungen zu treffen?
- Wie soll die Entscheidung getroffen werden? Kreativprozess vs. Ja/Nein-Entscheidung
- Wer darf entscheiden?
- Welche Informationen benötigen die Teilnehmenden, um eine Entscheidung treffen zu können?
- Welchen Beitrag dürfen die Beteiligten im Vorfeld bereits leisten (Meinungsbildung, Hintergrundrecherche, Prüfung von Zahlen, Daten, Fakten etc.)
Welche Teilnehmenden sind für die Zielerreichung notwendig?
- Je nach Unternehmensstruktur:
- Welche Rolle wird benötigt?
- Welcher Mitarbeiter-Level wird benötigt?
- Werden alle gleichermaßen informiert oder übernimmt je Bereich/Team ein Mitarbeitender die Rolle des Multiplikators?
Welche Agenda Punkte sind zielführend, um das Meeting erfolgreich durchzuführen?
- Inwiefern sind Informations-, Entscheidungs- oder Debatten Punkte? Eine Klassifizierung nach dem “I-E-D-Prinzip” kann allen Beteiligten Klarheit über die Erwartung bringen.
- I = Information
- E = Entscheidung
- D = Debatte
- Wieviel Zeit kann den jeweiligen Agenda Punkten eingeräumt werden und was bedeutet dies für die Gesamtlänge des Meetings?
- Inwiefern macht der Agenda Punkt “Sonstiges” Sinn, um aufkommenden Themen Raum zu geben?
- Welche weiterführenden Punkte können ggf. ausgelagert werden?
Welche Zuständigkeiten sind im Rahmen des Meetings dienlich?
Zuständigkeiten helfen, Klarheit herzustellen und bieten Orientierung.
- Wer moderiert das Meeting? Welche Aufgaben hat die Moderation und welche Erwartungen gehen einher?
- Wer ist Timekeeper und achtet darauf, dass die einzelnen Meeting- bzw. Agenda Punkte nicht zeitlich aus dem Ruder laufen?
- Wer dokumentiert das Meeting?
Denn Dokumentation eines Meetings bietet allen Beteiligten im Arbeitsalltag Orientierung: Was wurde entschieden? Wer ist für was zuständig? Wie sieht das Timing aus?
Wichtig bei der Dokumentation ist: es geht um Ergebnisse, nicht Erlebnisse. Das Protokoll darf so knapp wie möglich und so ausführlich wie nötig sein. Klar sollte auch sein, wie das Protokoll verfügbar gemacht wird, so dass alle Beteiligten darauf zugreifen können (für alle einfach zu finden).
Welche Meeting Regeln sind noch hilfreich?
Einige Teams fahren gut damit, über die alltägliche Etikette hinaus, explizit Regeln für Meetings zu definieren. Hier nur einige Beispiele:
- Das Meeting startet und endet pünktlich.
- Jeder darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden.
- Smartphones sind weggepackt oder auf stumm gestellt.
- Jeder bereitet sich auf das Meeting vor.
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Ist das Meeting zu Ende, ist bereits klar, dass es Anschlusstermine benötigt. Auch diese gilt es entsprechend vorzubereiten, um gute Ergebnisse zu erzielen.
Jede Organisation und jedes Team haben eigene Erfahrungen, was für sie gut funktioniert. Regelmäßige Reflektion und eventuelle Anpassungen der Formate, Strukturen und Abläufe helfen, den eigenen Weg zu definieren.
